Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement van Stichting Samen in Actie

Opgemaakt op 1 januari 2009
Vastgesteld op 15 januari 2009

 

Hoofdstuk 1: Algemeen
Artikel 1.1 Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op het bestuur van Stichting  Samen in Actie Den Haag en door dat bestuur ingestelde werkgroepen.

Artikel 1.2  In dit huishoudelijk reglement zal Stichting Samen in Actie (SSA) afgekort worden met SSA. Waar gesproken wordt over het bestuur, wordt het bestuur van SSA bedoeld.

Artikel 1.3.      Met werkgroepen bedoelen wij onze expert centra of projectwerkgroepen van onze vrijwilligers.

Artikel 1.4. Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld door het bestuur op basis van artikel 10 van de Statuten van SSA.
.
Hoofdstuk 2: Samenstelling van het bestuur

Artikel 2.1 Het streven is om altijd een voltallig bestuur te hebben bestaande uit minimaal drie leden.

Artikel 2.2 SSA streeft naar een evenwichtige bestuurssamenstelling. Hierbij worden de volgende criteria gehanteerd:

• Minimaal een bestuur afkomstig uit een andere land dan Rwanda;
• Minimaal een vrouw in het bestuur.

Hoofdstuk 3: Agenda, vergadering en notulen van het bestuur

Agenda

Artikel 3.1 De agenda voor het bestuur wordt door de voorzitter en de secretaris samenge-steld op basis van door bestuursleden en werkgroepen aangeleverde informatie. Zij bepalen de urgentie van ingediende agendapunten en zorgen voor plaatsing van de ingediende agendapunten op de agenda van één van de komende verga-deringen.

Artikel 3.2 De bestuursleden van SSA en voorzitters van de werkgroepen zijn gerechtigd om agendapunten in te dienen bij de voorzitter met de eventueel daarbij behorende stukken.

Artikel 3.4 De secretaris zorgt ervoor, dat de agenda met de bijbehorende stukken tijdig voor aanvang van de vergadering in het bezit is van de uitgenodigden.

Artikel 3.5 Een voorstel tot wijziging van de agenda kan alleen bij het agendapunt voor het vaststellen van de agenda worden gedaan.

Artikel 3.6  Ieder bestuurslid is gerechtigd een voorstel te doen betreffende het uitnodigen van een niet-bestuurslid voor het deelnemen aan één of meerdere agendapunten tijdens de vergadering.

Vergadering

Artikel 3.7  Elke bestuursvergadering van SSA is openbaar, tenzij in de agenda anders is aangegeven.

Artikel 3.8  De voorzitter, of in diens afwezigheid zijn vervanger, is belast met het leiden van de vergadering waaronder:
a) het openen, schorsen, heropenen en sluiten van de vergadering;
      b) het formuleren en samenvatten van de door de vergadering te nemen beslissingen en genomen besluiten;
c)  het volgens dit reglement in stemming brengen van de aan het bestuur gedane
     voorstellen en het vaststellen van de uitslagen van de stemmingen;
d) het desgewenst vaststellen van een maximum spreektijd.

Artikel 3.9 De voorzitter, of in diens afwezigheid de vervanger,  dient er tevens zorg voor te dragen dat:
 a) Leden de gelegenheid krijgen hun mening toe te lichten;
 b) Leden niet afwijken van het te bespreken onderwerp.

Notulen

Artikel 3.10 De notulen van SSA zijn openbaar, nadat zij zijn goedgekeurd door het bestuur, behalve het gedeelte dat betrekking heeft op een besloten vergadering of op een besloten gedeelte van de vergadering.

Artikel 3.11 De secretaris dient ervoor zorg te dragen dat (samenvattingen van) de notulen openbaar toegankelijk worden gemaakt.

Hoofdstuk 4: Werkgroepen

Artikel 4.1 Het bestuur kan werkgroepen instellen en ontbinden.

Artikel 4.2 Het bestuur is bevoegd tot benoeming en ontslag van leden van werkgroepen.

Artikel 4.3 Iedere werkgroep kiest uit haar midden een voorzitter voor de werkgroep.

Artikel 4.4 De werkgroepen dienen desgevraagd aan het bestuur verantwoording af te leg-gen over de door hen ondernomen activiteiten.

Artikel 4.5 Aan het einde van het kalenderjaar dient de werkgroep een schriftelijke evaluatie van het afgelopen jaar in.

Artikel 4.6     Aan het einde van het kalenderjaar van het bestuur dient de werk-
groep een jaarplanning in voor het volgende jaar. Deze jaarplanning dient goed-gekeurd te worden door het bestuur.

Artikel 4.7 Een vergadering van een werkgroep wordt uitgeschreven door de voorzitter van deze werkgroep.

Artikel 4.8 Voor een goede coördinatie neemt aan iedere werkgroep tenminste één bestuurslid deel.

Artikel 4.9 Het bestuur kan een gezamenlijke vergadering uitschrijven van het bestuur en een of meerdere werkgroepen.

 

Hoofdstuk 5: Aangesloten werkgroepen of organisaties

Artikel 5.1 Aangesloten werkgroepen of organisaties kunnen zijn raden, experts centra, ver-enigingen, stichtingen, instanties, bedrijven, instellingen e.d. die zich (mede) rich-ten op de doelstellingen van SSA.

Artikel 5.2  Aangesloten werkgroepen of organisaties dienen aan de onderstaande criteria te voldoen:
• Aangesloten werkgroepen mogen geen doelen nastreven die in tegenstelling zijn met de doelen van SSA.
• Aangesloten werkgroepen hebben geen politieke doestelling.
• De werkgroepen mogen geen leden of relatie hebben van organisaties met politieke doelstelling.

Artikel 5.3 Een werkgroep of organisatie die aangesloten organisatie wil worden geeft zich daartoe schriftelijk op bij het bestuur.

Artikel 5.4 Het bestuur beslist over het toelaten van een werkgroep of organisatie tot aange-sloten organisatie of werkgroep aan de hand van de genoemde criteria. Indien het bestuur een organisatie of werkgroep die zich als aangesloten organisatie aanmeldt niet toelaat, deelt het bestuur zijn beslissing schriftelijk en gemotiveerd aan betrokkene mee.

Artikel 5.5     De aangesloten organisaties behouden hun volledige rechtsbevoegdheid.

Artikel 5.6 Een werkgroep of organisatie is niet meer aangesloten vanaf de datum van haar ontbinding en verder indien zij naar het oordeel van het bestuur niet meer voldoet aan genoemde criteria.

Hoofdstuk 6: Tekenbevoegheid

Om het werk van onze organisatie te versnellen kan de voorzitter namens de stichting afspraak maken, onderhandelen, vertegenwoordigen en offerte en contracten tekenen. Met de volgende bestuursvergadering wordt het bestuur geïnformeerd over gemaakte afspraken, onderhandelingen en andere belangrijke lopende zaken.

Hoofdstuk 7: Slotbepalingen

Artikel 7.1 De statuten van SSA staan in alle gevallen boven dit huishoudelijk reglement.

Artikel 7. 2 Alle bestuursleden dienen toezicht te houden op de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement en dienen deze ook te kennen.

Artikel 7.3  In alle gevallen waarin dit reglement en de statuten niet voorzien, besluit het be-stuur bij meerderheid van stemmen.

 

Vastgesteld op 15 januari 2009 door het bestuur van Stichting Samen in Actie

Slider by webdesign